「Googleフォーム」や「Microsoft Forms」は、手軽で導入しやすいアンケートツールとして、企業の人事労務部門でも活用されています。しかし実際の運用では、フォーム数の増加に伴う管理負担など、さまざまな課題が生じます。
本記事では、両ツールの特徴を踏まえたうえで、人事部門におけるフォーム運用に最適なツールを紹介します。
各ツールの特徴
1. Googleフォーム：手軽で自由度が高いが、管理が煩雑になりやすい
Googleフォームは、無料で利用できる手軽さが最大の魅力です。Googleアカウントさえあればすぐに使え、豊富なテンプレートや直感的な操作で、初心者でも数分でアンケートを作成できます。社内アンケートや出欠確認など、簡易的な利用には最適なツールです。
一方で、フォーム数や回答データが増えると、Googleドライブの容量制限やURL管理の煩雑さが課題となります。
どのリンクが最新版か分からなくなる、誤送信が起きるといったトラブルも多く、運用規模が拡大するほど管理負担が増大します。
また、Googleサービスの利用を制限している企業では導入そのものが難しいケースもあり、細かなアクセス制御やログ管理など、企業セキュリティ基準への対応も十分とは言えません。
総じて、「スピード重視・小規模運用」に強い一方で、組織的・長期的な運用には限界があるツールです。
2. Microsoft Forms：社内統合と統制に優れるが、柔軟性に制約がある
Microsoft Formsは、Microsoft 365環境との連携を前提に設計されており、ExcelやTeamsとの統合により、社内でのデータ一元管理がしやすい点が特徴です。アクセス権限の細かな設定や、社員IDとの紐付けによる回答管理が可能で、重複回答の防止や部門別集計にも優れています。操作もシンプルで、テンプレートを利用すればすぐにアンケートや調査を作成できます。
ただし、Microsoft環境を未導入の企業ではライセンス契約や初期設定が必要となり、導入コストが発生します。さらに、外部ユーザーを含む公開やアンケート配信には制約があり、共有範囲の調整に手間がかかります。また、大規模運用時にはPower BIなどの外部連携が必要になるなど、環境構築面での負担も無視できません。
社内限定の統制・セキュリティには強い一方、オープンな運用や大規模施策には不向きという特徴があります。
ラクテスが実現する効率的な管理と運用
従来のフォームツールは「作ることの手軽さ」では優れているものの、人事部門のように長期的・組織的にフォームを管理する業務では課題が生まれることがあります。
そこで注目されているのが、人事・教育・採用業務に特化したフォーム管理ツール「ラクテス」です。
ラクテスは、フォームの作成だけでなく、配信・回収・集計・分析までを行えます。GoogleフォームやMicrosoft Formsの管理・運用の弱点を補う仕組みを備えています。
1. URL管理の手間をなくす一元管理機能
ラクテスの最大の特徴は、URL単位の管理を不要にする仕組みです。
複数のフォームをダッシュボードで一括管理し、配信・回収・進捗確認までを同一画面で行えます。これにより、リンクの混在や誤送信といったトラブルを防ぎ、フォーム運用の属人化を解消します。
2. 大規模運用にも耐える安定性と処理性能
ラクテスは、数百〜数千人規模の同時アクセスや大量設問を想定して設計されています。
動作負荷が軽く、複雑なテストや長文設問でもスムーズに動作するため、採用試験・社員研修・スキルチェックなど、負荷の高い人事施策にも安定して対応します。
また、集計結果はリアルタイムに自動反映され、設問単位の分析や部署別集計も容易です。
3. 環境を選ばない柔軟な導入性
ラクテスはGoogle／Microsoftいずれの環境にも対応しており、ブラウザベースで動作します。そのため、専用ソフトやサーバー構築は不要で、社内のセキュリティポリシーやデータ管理ルールに柔軟に対応できます。クラウド利用に慎重な企業でも導入しやすい設計です。
4. コスト削減と業務効率化を同時に実現
URL管理・データ整理・レポート作成など、手動で行っていた作業を自動化。担当者の作業時間を削減し、人件費・教育コスト・管理工数を同時に削減します。加えて、データ精度向上やミス防止効果も期待できます。
5. 人事担当者が“自走できる”設計思想
ラクテスではプログラム知識を必要とせず、直感的な操作でフォーム作成や分析が可能です。部署別・役職別の設問設定や集計も簡単に行えるため、属人化を防ぎ、組織全体の運用を標準化します。
利用シーン別おすすめフォームツール
フォームツールを効果的に活用するには、「機能の多さ」よりも目的に合わせた使い方が重要です。ここでは、人事業務で代表的な2つのシーンを取り上げ、実践的な活用ポイントを紹介します。
社員アンケート・満足度調査
社員アンケートでは、「回答率の高さ」と「分析のしやすさ」が成果を左右します。
Googleフォームは、短期調査や簡易アンケートに向いています。匿名性が高く回答しやすいが、部署ごとの継続運用には不向きな場合があります。
Microsoft Formsは、社員IDと紐付けて管理でき、部門別集計や重複回答防止に優れています。全社的調査に適していますが、共有設定に手間がかかることがあります。
ラクテスは、配信・回収・集計を自動化し、URL管理の手間がかかりません。部署別・役職別の設問設定も可能で、結果を即座に可視化できます。
採用試験・スキルチェック・研修テスト
採用・研修など、大量の設問と高い精度が求められるシーンでは、処理性能と安定性が鍵となります。
Googleフォームは簡易テストを素早く作成できるが、同時アクセスや自動採点の機能に制約があります。
Microsoft Formsは、分岐設定や自動採点機能が充実し、中規模までのテストに対応しています。ただし、大規模運用では動作が重くなることもあります。
ラクテスは、数百名規模の同時受験でも安定稼働し、採点・分析・レポート生成まで自動化します。受験対象者への一括配信も可能で、業務工数を大幅削減できます。
導入前チェックリスト
フォームツールの導入は、単なるシステム選定ではなく、業務プロセス全体を見直す取り組みです。特に人事部門では、個人情報や評価データなどの機密性が高い情報を扱うため、導入前に自社の環境や運用体制を整理しておくことが欠かせません。以下の観点を確認することで、導入後のトラブルを防ぎ、安定した運用を実現できます。
社内環境との親和性を確認する
既存システムと連携できるかを確認します。すでにMicrosoft環境を採用している場合は、Formsの統合を活用すると効果的です。
利用目的を明確にする
調査、テスト、研修など、フォームを使用する目的を定義し、必要な機能を見極めます。
対象人数と運用頻度を想定する
大規模運用を予定している場合は、ラクテスのように高負荷環境でも安定稼働するツールを検討します。
管理体制を整える
フォームの作成、更新、共有のルールを定め、担当者間で情報を共有しやすくします。属人化を防ぎ、組織全体で一貫した運用を行える体制を構築します。
セキュリティポリシーとの整合性を確認する
自社の情報管理基準に準拠しているかを確認します。特にGoogleフォームのように外部共有が容易なツールを使用する場合は、情報漏えいリスクに十分注意します。
まとめ：フォーム運用を仕組み化し、人事業務の質を高める
GoogleフォームやMicrosoft Formsは手軽に導入できる一方、運用が拡大すると管理負担やセキュリティ面の課題が生じます。
人事業務では、フォームを「作る」だけでなく「運用を仕組み化する」視点が重要です。
ラクテスは、フォーム作成から配信・集計・分析までを自動化し、複数フォームを一元管理できる環境を提供します。運用コストを抑えつつ、正確で効率的なデータ活用を実現できるため、人事部門の生産性を高め、業務をより戦略的に進めることが可能になります。
