従業員のスキル状況を把握できる「スキルマップ」は、組織全体のスキルアップが可能になるツールです。スキルマップは適材適所の人材配置やキャリアパスの設計に役立ちます。スキルマップの作成･活用により、より効果的な人材マネジメントを目指しましょう。
目次
スキルマップとは
スキルマップとは、従業員が持つスキルやそのレベルを一覧表にしたものです。従業員のスキル向上や人事評価、採用面接などに活用できます。
企業が求めるスキルを細かく分類して記載し、それぞれの項目について個々の従業員のスキルレベルを評価します。スキルマップを作成すれば、従業員の現在のスキルレベルや成長の可能性、強みや課題が把握できます。そのため、個人のキャリアプランニングや人材配置、人事評価を行いやすくなります。従業員の能力向上や採用･配置の効率化、組織の強化など、企業にとって多くのメリットがあります。
以下の表はスキルマップの一例です。従業員ごとに作業の習熟度を4段階評価しており、チーム全員のスキル状況が一目でわかるようになっています。
以下よりExcelファイルをダウンロードできます。
スキルマップの作り方･作成手順
1. 目的を明確にする
「売上をアップしたい」「従業員満足度を高めたい」など、スキルマップを作成する目的や意義は企業によって様々で、重要視するスキルも異なります。
例えば、目的が「売上アップ」なら、スキルマップには「商品知識やセールストークを習得しているか」「顧客と良好な関係を構築できているか」など、セールスに関連した項目が必要です。
このように、目的や意義によって設定すべき項目が大きく変わるので、まずスキルマップ作成の目的をはっきりさせることが大切です。
2. スキル体系を作成する
業務に必要なスキルを体系的にまとめ、どこまで細分化して評価するかを決めます。
まず、全体の仕事を大まかな工程に分け、その工程で必要となるスキルを列挙します。次に、工程の中の細かい業務ごとに必要となるスキルを列挙していきます。
業務内容を細分化することで、より詳細かつ客観的に従業員のスキルを評価できます。そうすることで、不足しているスキルや強みを特定でき、個人やチーム全体の能力向上につなげられます。また細分化された項目ごとに研修やトレーニングプログラムを設定するなど、具体的なアクションを考えることも容易になります。
ただし分類があまりにも具体的で細かすぎると、正確な評価を行うのが難しくなってしまいます。評価や管理がしやすい範囲で項目数を設定しましょう。
3. 評価基準を決める
スキルを評価する際の基準を設定します。「4･3･2･1」「上級･中級･初級」などのように、段階に分けて習得度を評価できるようにします。
評価の段階は、「できる/できない」のように少なすぎると従業員同士の差がつきにくくなり、多すぎると評価しにくいため、3～5段階で設定するのが一般的です。
スキルマップを作成する目的と活用方法
スキルマップは実際にどのように役立つのでしょうか。人材育成の問題を解決し、従業員の成長を促進できる理由を以下で解説します。
従業員のスキルを可視化する
スキルマップでは、従業員がどのようなスキルを持つかが一目でわかるようになっています。そのため、どの従業員にどの業務を割り振るべきかを考える材料になります。不足しているスキルを補うための研修を行うなど、育成においての指標として使うこともできます。
従業員のスキルを公平に評価する
スキルマップでは、明確な評価基準をもとに従業員の能力を評価します。これにより、評価者の思考の偏りや主観的な評価が排除され、公平な評価が行えます。評価の理由や基準が明確であるため評価の透明性が高く、従業員の納得が得られやすいことがメリットです。
最適な人材配置に役立てる
スキルマップは、適切な人材配置にも役立ちます。スキルマップに示されたスキルの習得・熟練状況をヒントにして、従業員を最も適した業務に割り当てられます。適材適所の人材配置を行うことで、従業員の能力を最大限に発揮でき、業務効率の向上につながります。
人材育成の効果を高める
スキルマップは、人材育成にも非常に重要な役割を果たします。スキルマップでは、従業員の現状のスキルと必要なスキルにどのくらいの乖離があるかを把握できるため、キャリアパスの設計が容易になります。従業員ごとに必要な研修や目標を設定するなど、適切なトレーニングやスキル開発の機会を提供できます。
またスキルマップでは、チームメンバー全員のスキルや知識を共有できます。従業員同士がお互いの強みや弱みを知ることにより、お互いの能力を補完し合うことができます。このように、スキルマップを活用することで、目標を達成できるチームを作り上げていくことも可能となります。
従業員のモチベーションアップにつなげる
スキルマップでは、従業員が持つスキルや知識が客観的に評価されます。自分の持つスキルを他の従業員に示すことができるため、従業員の自己評価が向上し、それに連動してモチベーションも上がることに期待ができます。
また、スキルや知識を向上させることで、自信を持って業務に取り組むことができ、従業員はやりがいや達成感を得られます。
さらに、スキルマップを活用して、従業員のキャリアパスを設計できます。従業員が自分の将来のキャリアプランを把握できることがいい動機づけとなり、自分の目標を達成するために必要なスキルや知識を身につけることに意欲的になれます。
採用におけるミスマッチを防ぐ
スキルマップを採用に活用すれば、企業と応募者のミスマッチを防ぐこともできます。
一般的に、求人要件に合う候補者を選ぶ際には、履歴書や面接などの情報から候補者のスキルや経験を推定します。しかしこの方法では、候補者のスキルや経験を正確に把握できず、ミスマッチが生じることがあります。
しかしスキルマップの項目を採用面接の評価にも利用すれば、必要な人材像を明確にでき、候補者の持つスキルを正しく評価できます。スキルマップを採用にも活用することでミスマッチを防ぎ、より自社にフィットする人材の採用が可能になります。
スキルマップを運用するときのコツ
評価者を明確にする
スキルの評価は、公平かつ客観的な視点から行う必要があります。そのため、評価者を的確に定めることが大切です。
評価者に十分な経験や知識がない場合、評価結果が偏ったり、不公平なものになったりする可能性があります。適正な評価を行える評価者を明確に定め、責任の所在を明らかにすることで、公正な評価が行えます。
評価後のアクションを決めておく
スキルマップを作成したら、スキル不足が判明した場合のアクションをあらかじめ決めておきましょう。スキルマップの作成自体をゴールにしないよう注意が必要です。
個人の課題については、上司が1on1(一対一の個人面談)を行って目標を管理したり、メンターを設定したりするなどのフォローが効果的です。スキルアップに必要な書籍や教材をアドバイスしたり、研修やセミナーへの参加を促したりしても良いでしょう。
複数の従業員が同じ課題を持っている場合は、合同研修や勉強会をまとめて実施すると効率的です。
スキル不足を補えるようなアクションを設定し、従業員が積極的に取り組めるようサポートしましょう。また、スキルアップの成果を評価し、適切なフィードバックを行うことも大切です。
定期的に更新する
ビジネスの環境は常に変化しています。新しい技術が開発されたり、業界の規制が変更されたりすることがあります。そのような変化に応じて、企業が必要とするスキルは変わっていくため、スキルマップも定期的に更新する必要があります。
またスキルマップを定期的に更新していくことで、従業員が新しいスキルを習得することができ、キャリアアップをより促進できます。
スキルマップの作成後、運用しながら課題に気づくケースも多くあります。スキルマップの改善を行い、より良いものへとブラッシュアップしましょう。更新を忘れないようにするために、事前に更新時期を設定しておくと安心です。
まとめ
スキルマップは、従業員が持つスキルとそのレベルを可視化したものです。チーム全体のスキル状況が一目でわかるようになっているため、業務の割り振りや人材配置を適切に行えるほか、公平な評価や効率的な人材育成が可能になり、従業員のモチベーションアップに役立ちます。
スキルマップ作成の前に、まず作成の目的を明確にすることが大切です。評価基準は具体的に設定することが望ましいですが、細かくなりすぎないよう注意が必要です。
スキルマップ運用のコツは、評価者を明確にし、評価後のアクションを決め、定期的に更新することです。また、業務内容を細分化することで、より詳細にスキルを評価し、具体的な改善策を考えやすくなります。
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