近年、ビジネスを取り巻く環境の変化はますます激しさを増しています。そのような変化に対応するために、多くの企業が「どのように人材を活用するか」に重点を置いています。人材活用において特に重要となるものが「要員計画」です。本記事では、要員計画が事業の存続において果たす役割や、策定の手順などを詳しく解説します。
要員計画とは？
要員計画とは、採用や配置・育成など、人員に関する計画を策定したものです。各部門やプロジェクトに必要な人員数やポジション、役割を定義するほか、将来の人材需要を予測し、必要な人材を適切なタイミングで採用するための手法を定めます。また、組織内の人材配置や育成に関する計画や、実行に必要な予算についても定めます。
要員計画を策定することで、効果的な人材管理と戦略的な人材管理が実現します。そのため要員計画は企業の持続的な成長と競争力強化に不可欠です。
要員計画の主たる目的は「事業の存続」であるため、事業計画に基づいて検討されます。
人員計画との違い
人員計画とは、要員計画に基づいて、「どの部署（役職）に、どのようなスキルを持った人材が必要か」を明確にしたものです。要員計画は人材の「量」を決定するのに対し、人員計画は人材の「質」を具体化します。
人材に関しては常に量と質の両面から検討する必要があることから、企業によっては要員計画と人員計画を分けずに、「要員計画（人員計画）」としてまとめて扱っている場合もあります。
要員計画と人員計画は、組織の人材戦略を総合的に支えるために密接に関連しており、両方の計画を適切に策定・実行することが重要です。
採用計画との違い
採用計画とは、新たな人材を組織に採用するための計画のことです。
採用計画では、要員計画や人員計画に基づいて、具体的な採用スケジュールや求人媒体などを決定します。要員計画は組織全体の成長を目的としているのに対し、採用計画は優れた人材の確保に焦点を当てています。
要員計画を立てるメリット
事業計画には企業の目標や将来の方向性、市場の動向予測、マーケティング戦略、人材戦略、財務計画などが定められています。この事業計画に基づいて要員計画を策定することにより、以下のようなメリットが得られます。
採用時のミスマッチの防止
人材の必要数やポジションを明確に把握した上で採用活動を行うため、採用時のミスマッチを防止できます。求められるスキルや経験を明確化し、採用プロセスを適切に設計することで、自社にとって適任な人材を採用できます。
最適な人材配置による生産性向上
要員計画に基づいて適切な人材配置を行うことで、各部門やプロジェクトに必要なスキルや能力を持った人材を適材適所で配置でき、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
中長期的な人材育成計画の実現
要員計画は中長期的な事業計画に基づいて策定されるため、人材の育成計画も考慮されます。必要なスキルや能力を持つ人材を育成するためのトレーニングや研修プログラム、キャリア開発のサポート策を計画的に実施することが可能です。
要員計画を立てるときの2つのアプローチ
トップダウン方式
トップダウン方式は、予算や売上、人件費などの経営情報を基にして必要な人員数を算出する方法です。経営の視点からの意思決定を重視したアプローチです。
トップダウン方式では、以下の(1)もしくは(2)の式を使って必要な人員数を算出します。
(1)必要な人員数 = 予算や売上に基づく人件費(※1) ÷ 1人あたりの人件費
(2)必要な人員数 = (目標の売上高 × 適正な人件費率(※2)) ÷ 1人あたりの人件費
(※1)の「予算や売上に基づく人件費」を算出するには、以下の式を使用します。
予算や売上に基づく人件費 = 年間の売上高 × 付加価値率 × 労働分配率
付加価値率とは、売上高に占める付加価値額（人件費、支払利息、動産・不動産賃貸料、租税公課、営業純益）の割合です。また労働分配率とは、企業が生み出した付加価値に占める人件費の割合です。付加価値率と労働分配率は、損益計算書・貸借対照表・キャッシュフロー計算書などの財務諸表を参照して把握します。
(※2)の「適正な人件費率」は、企業規模や業種によって異なります。業界の平均値を参考にして設定する必要があります。
トップダウン方式では、予算範囲内で進行可能な計画を立てられることが大きなメリットです。ただ、この方法で算出する人員数は財務面から見た理論値であり、現場の実情が含まれないという側面があります。
この方法だけで要員計画を立ててしまうと、「計画通りに採用したのに、人材不足が解消しない」「ある部署に人を入れすぎた結果、ある部署では人材不足が深刻化する」ということになりかねないので、注意が必要です。
ボトムアップ方式
ボトムアップ方式では、現場の業務量を基にして必要とされる人員数を算出します。各部署で求められた必要人数を合算し、最終的に会社全体で必要な人数を導き出します。
以下のような計算式を使用することでも求められます。
必要である人員数 = 総業務量 ÷ （1人あたりの平均的な業務量 × 所定労働時間）
もしくは
必要である人員数 = 総労働時間 ÷ 1人あたりの労働時間
ボトムアップ方式は業務量から必要な人員数を出すため、現場の声が反映された計画となり、人材不足解消や生産性の向上を実現できる可能性が高いです。しかしトップダウン方式のように財務的な観点が入らないため、予算を度外視した計画となってしまうおそれがあります。
要員計画を立てる際には、トップダウン方式とボトムアップ方式の2つを組み合わせ、予算と実情のバランスが取れた計画にすることが重要です。
要員計画の策定と運用の手順
ステップ1: 現状の把握と分析
まず、部署ごとの在籍人数や年度増減人数を把握します。従業員の役職・年齢・給与・婚姻状況などの個人情報も併せて把握すれば、退職や休職などの見通しをつけることができ、中長期的な人材の需給を予測できます。
さらに、質的な面からの検討を進める準備として、現在在籍している従業員がどんなスキルをどのレベルで保持しているのかも調査します。
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ステップ2:事業計画の確認
次に、事業計画（経営計画）を確認して、今後の事業展開において必要となる人材の需給を予測します。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、何故、どのように）のフレームワークに沿って、「いつ、どのようなスキルを持った人材が、何人必要になりそうか」を検討します。
ステップ3:現場のニーズの調査(ボトムアップ方式)
ボトムアップ方式で適正要員数を算出します。このとき重要なのは現場のニーズを反映させることです。部署（営業や経理など）・職種（エンジニアやデザイナーなど）・役職（マネージャーや事業責任者など）などで小さくセグメントして、必要な人員数をヒアリングしましょう。その際、現場のメンバーではなく、現場の実情を俯瞰できる責任者に話を聞くことがポイントです。
下記はヒアリング内容の代表例です。
- 現在の業務量とリソースのバランス
- 業務の詳細（業務の優先順位や注力したい業務など）
- 来期開始時の理想人員数
- 人が減る場合、いつまでに補充が必要か
- 求める人材のスキルや経験
- 繁忙期と閑散期における業務量の差 など
ステップ4:適正要員数の算出(トップダウン方式)
ボトムアップ方式と並行して、トップダウン方式でも人員数を算出します。これには目標利益や売上高などの財務資料が必要になるため、経営層にヒアリングを行いながら「予算内で実行可能な計画」となることを優先して、適正要員数を算出しましょう。
ステップ3のニーズ調査、ステップ4の適性要員数の算出はセットで行われるのが一般的で、2つのステップをまとめて「要員調査」と呼ぶことも多くあります。
ステップ5:ギャップの調整
ステップ3（ボトムアップ方式）とステップ4（トップダウン方式）で出した人員数には、ギャップが生じるケースがほとんどです。その場合は「労働生産性」や「直間比率」などの指標を用いて調整を行います。
「労働生産性」とは、従業員が1人あたり、または1時間あたりで、どのくらいの成果を生産できるかを数値化したものです。「直間比率」は、直接利益を生む部門（営業や製造など）と、その部門をサポートすることで間接的に利益を生む部門（総務や人事）の従業員比率を示したものです。企業の規模や取り扱っているサービスによるものの、70％～90％が1つの目安となっています。
トップダウン方式で予算的に現実的な人員数を割り出し、ボトムアップ方式で細かな調整をしていくなど、2つのアプローチを上手く組み合わせて最終調整を行いましょう。
ステップ6:計画の策定と運用
必要な人員数が確定したら、いよいよ具体的な計画や施策に落とし込んでいきます。採用活動だけではなく、その後の人材育成計画から異動計画まで、中長期的に事業を存続させることを意識して計画を立てていきましょう。それぞれの計画を綿密に連携させることも重要です。そして運用を開始したら、定期的な振り返りの機会を設け、現場や経営層の声も聞きながらPDCAのサイクルを回していきます。
ラクテスのお役立ちコラムから、採用や人材育成に関する記事をいくつか紹介します。他にも多くの記事が掲載されているので、ぜひ参考にしてください。
■戦略人事とは? 方法や成功させるポイントを徹底解説
■採用基準の決め方とは? 必要性と決め方のポイントを徹底解説
■人材育成における企業の5つの課題とは? 解決策と大切なことを紹介
要員計画を適切に策定･運用するためのポイント
要員計画は事業計画に直結しているため、計画が上手く進まなかった場合に安易に計画を変更すると、経営的なリスクにつながるおそれがあります。そうならないためにも、入念な調査と準備をした上で適切に策定・運用する必要があります。
採用市場の動向調査
要員計画を運用するにあたり、採用市場の動向は常に把握しておくことがおすすめです。採用市場は常に流動しており、いつどのタイミングで自社の要件を満たす人材が現れるかは、なかなか予測が立てにくいものです。常に市場にアンテナを張っておき、経営層や現場が求める人材を見つけたときには、タイミングが多少早くても採用活動を進めましょう。こうすることで、要件を満たす人材がいなくて採用ができなかったという事態を防ぐことができます。
休職や離職などの不確定要素への備え
要員計画を立てるときにも行った求職者や退職者の把握も、常に行っておくべきことの1つです。急な休職や退職によって人が不足してから採用活動を始めても、すぐに要件を満たす人材が採用できるとは限らず、現場や事業そのものに負担がかかってしまいます。
現場の責任者と協力して、「休職しそう」「辞めそう」という段階で情報をキャッチアップできるようにしましょう。また、そういう傾向が見られる従業員を「休職させない」「辞めさせない」ためのフォロー体制を整えることも重要です。相談室の設置や配置変換の検討が有効です。
人材育成計画の見直しと共有
人材の流入や流出に加えて、今在籍している従業員の育成にも注力します。事業計画を遂行するにあたって必要なスキルを持った人材を外部から採用するよりも、自社でエキスパートを育成する方が、長期的に見るとリスクもコストも低くなりやすいです。
人材育成計画が事業計画とずれていないかを定期的に見直し、身につけてほしいスキルや経験、取得を推奨する資格などを、積極的に従業員へと共有しましょう。従業員の自発的な行動に任せるだけではなく、スキルが身につく研修を行う、資格手当を設けるなど、企業側からのアプローチも重要です。
まとめ
要員計画とは、中長期的に人材の需要予測を行い、戦略的に採用や配置、育成を行うための計画です。要員計画を策定するためには、経営者側のトップダウンの視点と現場側のボトムアップの視点の双方からのアプローチが必要です。2つの視点のギャップを埋めた要員計画を策定し、採用市場と社内環境を常に意識しながら、PDCAを回して運営しましょう。
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