企業や組織を構成する人材を適材適所に配置するための「人材ポートフォリオ」がいま注目されています。「人材ポートフォリオをどのように導入・作成すべきかわからない」「導入のメリットを知りたい」など、そんな悩みをお持ちの人事担当者に向けて、この記事では人材ポートフォリオの作り方や目的、導入のメリットと活用のポイントについて詳しく解説します。
目次
人材ポートフォリオとは社員の適材適所を分析するための手法
人材ポートフォリオとは、企業や組織の人材がどんなスキルや特性を持っているのか、そのスキルや特性を現在の仕事に対してどう割り振るのが最適かという課題を解決するためのフレームワークです。企業や組織を構成する人材を、適材適所に配置して運用すれば企業全体の業績アップやコスト削減に繋がります。
企業は自社のリソース（資本、人材、ネットワークなど）を最適に活用し、最大の利益をあげることが求められます。そうしたリソースの中でも、人材は、当人にとって働きやすい状況で運用することが重要です。
そのためには、まず現状の人材配置を分析する必要があります。現在、「社内のどこに」「どんな人材が」「どのくらい」存在するかを把握し、「この先」において人材がどの程度不足・過剰になるかを予測します。これらの要素から、企業にとって理想的な人材配置を考える鍵となるのが人材ポートフォリオです。
人材の個別の性格を客観的に把握することで、人事の印象によっての異動によるミスマッチを減らすことができ、企業・従業員にとって働きやすく、効率的な職場環境の構築に役立ちます。
人材ポートフォリオは自社の事業内容や人材構成、企業理念や企業文化などによってさまざまな構成の仕方があり、組織によって内容は多様です。まずは、基本的な考え方を参考に作成し、改善を続けながら自社にあったものを構築しましょう。
人材ポートフォリオを作成・分析したら、それをもとに人材の適材適所への配置・新規採用の計画立案などをしていきます。採用計画から人材育成、事業展開に至るまでの中長期的な人事マネジメントにおいて、自社の現状や課題の分析に役立つ人材ポートフォリオの重要性はより高くなっています。
人材ポートフォリオを作成する目的
企業にとって人材ポートフォリオが重要となる主な場面は「採用」「人材マネジメント」「人件費」などです。まずはこれらに対し、どのように活用できるのかを解説していきます。
組織の状況に応じた採用方針を検討するため
人材ポートフォリオ作成の目的は、主に「企業の現在の人材状況に応じた採用方針を検討するため」「企業内の経営目標に沿った人材マネジメント戦略を立てやすくするため」などが挙げられます。
自社の人材を客観的に分析することで、これからどのような属性を持つ人材を採用していけばいいのかを判断する指針になります。例えば、企業内の年齢の分布を客観的に分析することで、現状は事業が問題なく回っていたとしても、今後10年のスパンで考えると人材の高齢化によって、企業内のバランスが崩れてしまう可能性を認識できます。これにより、若年層の人材獲得を目指すといった、対処するための採用方針の検討に活かせるでしょう。
また、企業の経営目標や新規事業に向けて、それに必要な人材を考慮してマネジメントできます。今後の事業展開を考えた時に、新規で新たな人材を確保するのか、それとも今の社内リソースの中に最適な人材がいるのか、もしくはすでにいる社員を育成することで対応できるのか、といった点についても人材ポートフォリオの作成を通じて可視化できます。
経営方針に基づいた人材マネジメントを立案・実行するため
人材ポートフォリオを作成することで、経営方針に則った人材戦略の立案・実行が可能となります。経営方針が従来の路線から大きく変更になった場合などに、専門性を重視した人材ポートフォリオを作成することで新規に採用したい人材が明確になり、経営方針を達成しやすくなります。また、企業の経営方針に沿った人材ポートフォリオを作り、それに基づいた人材を獲得することで、企業と社員のミスマッチを減らし事業をスムーズに進めていけるようになります。
働き方の多様化に伴い人件費を効率化するため
人材ポートフォリオを明確に作成することで、企業内の人材の過不足や求められる専門性が可視化できます。人材の特性を把握することで、事業部やプロジェクト毎に新規採用や配置、育成に細かく対応できます。
今後、日本で急速に進む少子高齢化の影響から、労働力人口の不足が大きく懸念されます。以下は将来推計人口から労働力を算出した結果になります。
労働力人口と労働力率の見通し
出典：みずほ総合研究所
現在でも、従来の正社員、派遣社員などの雇用形態の区分ではすでに対応しきれない状況は少なくありません。雇用形態のような大きな区分ではなく、個人のスキルや特性が自社の求めるものと符合し、そういった人材を、適切な人数・タイミングで確保できるかが重要になってきます。
また、労働力不足を補うために女性や外国人労働者の雇用もより積極的に進んでいくと考えられます。結果として、人材がこれまで以上に多様な雇用形態やバックグラウンド、キャリアパスを持つようになるため、企業にもそうした人々を適切に採用することが求められるでしょう。多様な人材・働き方に対応するには企業側も細かな人事マネジメントをして、より効率的・効果的に人件費を運用していかなくてはならず、そのために人材ポートフォリオの作成が求められます。
人材ポートフォリオを作成するメリット
前述の通り、人材ポートフォリオを作成することで「適切な人材配置」「社員のキャリアアップ」「人材・人件費の余剰と不足の把握」など、さまざまなメリットが得られます。
自社の課題と比較し、導入によりどの程度の効果が見込めるかを検討しましょう。
適切な人材配置ができる
人材ポートフォリオを実施することで、新規プロジェクトや社内部署の事業内容に沿った人材配置が可能になります。
プロジェクトや部署の仕事内容が単純だとしても、そこで働く社員の運用が単純だとは限りません。プロジェクトや社内部署の特性や達成目標に適した人材の配置をするためには、経営側の思惑だけでなく、社員それぞれの強みや弱み、性格タイプや思い描くキャリアなどを理解・尊重することが重要です。
企業の配置と社員の志向性・特性が合致することで、より効率的に事業目標の達成に進んでいけます。また、特性を理解したマネジメントにより社員のモチベーションや生産性の向上に期待でき、中長期的な人材の成長・育成にも繋がります。
定期的に人材ポートフォリオを見直すことや、性格テストの実施で社員の変化にも適切に対応できます。そうすることで次の人事マネジメントがより効率的・効果的に行えるだけでなく、より新しいデータをもとにした人材配置が可能となります。
社員のキャリアアップにつながる
人材ポートフォリオの作成を通じて、企業側は社員一人ひとりの特性や思い描くキャリアパスを理解でき、これは社員側にも大きなメリットがあります。
人材ポートフォリオで自身の特性や今後のキャリアパスを客観的に捉えることで、自分自身に適した職場環境を選択するための参考になります。評価をもとに自身の得手不得手を考慮した人事異動が行われた環境で働けるため社員が納得して働くことができ、満足度や業務へのモチベーションが向上します。
社員自身が人材ポートフォリオをもとに、より能力を発揮できる環境で仕事をすることで、今後のキャリアパスの明確化や今の部署で求められる役割についての理解が深まるでしょう。
人材・人件費の余剰と不足を把握できる
人材ポートフォリオのメリットとしては、人材・人件費の過不足を的確に把握し、マネジメントできることです。正社員や派遣社員では雇用形態がことなり、特に日本の場合は、正社員を簡単に解雇できません。
会社は、どのような人材がどういった雇用形態で、どれくらい在籍し、どんな業務や部署に何人ずつ配置され、どれくらいの人件費が掛かっているのかが可視化できます。そして、それらが適切かつ効率的に運用されているかについても評価できます。これにより、余剰人員が出ている場合に不足する部署やプロジェクトに配置転換できるかの判断材料になります。また、人員が不足するプロジェクトに対しては、新規採用が必要か、現状の社員の人材育成で対処できるかを判断できます。
今後の経営方針などと照らし合わせて、正社員と派遣社員の割合をどのように調整していくのかも人材ポートフォリオの作成を通じて、適切に対応できるのです。
経営戦略に応用できる
これまで述べてきた人材ポートフォリオのメリットは経営戦略にも応用可能です。経営戦略において、事業計画はもちろん、その計画にどういった人材を登用するかが重視されます。
人材ポートフォリオを作成することで自社の人材配置の現状や今後の人材の変化予想が把握できます。また現状における社内事業の人材に関する過不足や、効率性も確認できます。
もともと自社が掲げる経営戦略に対して適切な人材が揃っていれば問題ないものの、そういった企業は多くありません。過不足に対応するための採用計画や今後の人材育成をどういった方針で進めていくのかは、経営戦略の立案やその実行の成果に直結します。そうした限られたリソースの中で人事マネジメントを効率化し経営戦略の達成に繋げていけるのが、人材ポートフォリオのメリットのひとつです。
人材ポートフォリオの作り方
人材ポートフォリオの作成においては、方針に応じた「軸」の設定や、社員一人ひとりを客観的に分類する必要があります。適切な手順に沿って作成・運用し、人材配置における課題の解決に役立てましょう。
1.必要な人材タイプを決める
人材ポートフォリオの作成における最初の手順は、人材タイプの決定です。人材タイプとは、どのような基準で人材ポートフォリオを作るのかという「軸」の決定です。軸とすべき基準は企業ごとに異なりますが、汎用性が高いものはいくつか存在します。
そのひとつが「個人と組織」「創造と運用」を軸とする考え方です。事業やプロジェクトを「個人で行う仕事」と「組織で行う仕事」、「新しく創造する仕事」と「出来上がったものを運用する仕事」の2軸・4象限に分類します。そして、4象限それぞれを、「クリエイティブ（個人かつクリエイティブ）「エキスパート（個人かつルーティーン）」「オペレーション（組織かつルーティーン）」「マネジメント（組織かつクリエイティブ）」と定義します。
この他に軸とする例としては、「総合職（ゼネラリスト）と専門職（スペシャリスト）」「恒常的業務と繁閑業務」「常時雇用（正社員）と臨時雇用（派遣やパートなど）」などが挙げられます。自社の経営目標やプロジェクトの性質などから適切な2軸を選択し、そこから4つの象限に合う人材を選定することで、採用活動や人事異動へと応用できます。
そしてこの軸をどういった基準にするかのポイントとなるのが、「現状の自社の人材が当てはまる軸」だけではなく、「将来的に自社が求める（今はいないとしても）人材タイプ」も考慮することです。人材ポートフォリオは現状だけでなく、将来のビジョンも視野に入れて作成することが重要です。
2.社内の人材タイプを分類する
次は、上記の軸で分けた4つの象限に当てはまるように社員を分類していきます。ここで、社員を評価・分析する際の注意点として、人事担当者や会社の上層部の主観的印象や勘だけに基づいて判断しないことです。
例えばあるプロジェクトで目立つ成果を上げた社員を、その成果だけに注目して別領域のプロジェクトに抜擢したり、期待を込めて部署異動を実行すると齟齬が生まれやすくなります。そうした事態を避けるためにも、「SPI3」や「eF-1G」などの実績のある適性検査を実施し、客観的なデータをもとに分類することが大切です。適性検査の他にも、これまでの社員の実績やスキル、業務経験などをデータ化し、他の社員と比較できるようにまとめたスキルシートを活用しましょう。これにより、社員にとっても納得できる人材タイプの分類が可能になります。
3.社内の人材をそれぞれのタイプに当てはめる
「SPI3」や「eF-1G」などの適性検査の結果から社員をそれぞれのタイプに当てはめていきます。先ほども触れたように、分類を当てはめる際に個人的な印象や好みを反映することは適切な分類を妨げることになるので、そうした判断がなるべく入る余地のないようにすることが重要です。
分類の結果、それぞれの領域にどれくらいの人材が属するのかを客観的に数値化・可視化できたら、人材ポートフォリオの完成です。
4.人材の不足や過剰を調整する
ここからは、作成したポートフォリオをもとに分析を行います。まずは領域ごとに人材の過不足を確認しましょう。データから、新規事業を進めるために必要なエキスパートが少なかったり、オペレーションを担う人材に対してマネジメント人材が多すぎる、などといった現状が把握できます。
また、現時点での人材の過不足だけでなく、将来的に達成したい理想的な人材ポートフォリオにおける人員の振り分けを検討し、それに向けた調整をすることも重要です。それぞれの領域で理想とする配置人数を考えておくことで、今後の事業戦略の立案や将来進出したい業態への準備となります。
例えば、事業の遂行に向けてエキスパートが不足しているのであれば、今後何人のエキスパートを何年以内に確保したいのかを明確化します。これにより、目標に向けて新規採用に努めるべきか、または社内の人材を育成すべきか、それぞれの選択に対しどれだけの時間的余裕があるかなどを判断するのに役立ちます。
5.不足や過剰の解消手段を考える
必要な領域の人材の過不足が可視化できたら、次にそうした不足や過剰な人材を補充・配置転換して問題を解消していく必要があります。自社が求める「理想的な人材ポートフォリオ」を構築するためには、この過不足の解消が大きなポイントとなります。
人材の過不足を解消する手段は大きく分けると「新規採用」「人材育成」「配置転換（人事異動）」「解雇」の4つがあります。不足している領域に対し、新たに人材を採用することが最もわかりやすく、容易な解決手法です。適切な人材を獲得できれば、課題の解決だけでなく、新たな刺激となって組織の活性化も見込めるでしょう。
しかし、現状の課題を解決するためだけに安易な新規採用を進めることはリスクも伴います。正規雇用で採用した場合には、企業の都合で簡単には解雇できないため、過剰になった人材の削減が困難となります。
人材ポートフォリオをもとに過不足を解消することは単純な「解雇による削減」ではなく、「適材適所ではない人材の削減」を目的とします。人材が不足している領域に対して、既存の社員を育成するために研修やスキル獲得の機会を増やしたり、適性検査やスキルシートを活用しての配置転換（人事異動）を適切に行うことが重要です。
人材ポートフォリオ活用のポイント
前述の通り、人材ポートフォリオを活用することでさまざまなメリットが見込めます。一方で運用を誤れば、モチベーションの低下を招くなどの逆効果を引き起こすリスクも否めません。
漫然と導入するのではなく、注意点をよく確認し、最適な運用を目指しましょう。
人材ポートフォリオの分類に優劣をつけない
前述の通り、人材ポートフォリオで分類する目的は、自社の人材状況を客観的な視点で分析し、効率的に適材適所の配置を行うことです。基本的に、分類した4つのタイプに優劣はありません。しかし、一般的な印象に左右された結果、例えばクリエイティブ人材よりもマネジメント人材を優遇するなどの措置を取ると組織の専門性や創造性が失われてしまいます。
また、4つのタイプによって人材に優劣をつけていることが社内外に明らかになると、社員のモチベーションや業務にも支障をきたします。社員同士の業務連携が損なわれ、離職率が上昇すれば、今後の採用活動においても悪影響が生じる可能性があります。そうした事態を避けるためにも、人材ポートフォリオのタイプ分類には優劣がないことを人事担当者が理解し、社員に対して十分な説明で理解を得られるよう運用することが大切です。
全ての雇用形態の社員を対象にする
人材ポートフォリオ作成の際に正社員などの一部のみを対象としてしまうと、人員の分析が不十分になってしまいます。業務遂行において、必ずしも正社員だから生産性が高いとは限らず、またサービス業におけるアルバイトなど、非正規雇用の従業員が在籍することを前提とする事業は少なくありません。
非正規の従業員が少数の場合においても、分類に含めることでより適切な運用が見込めます。契約の更新時期などから従業員の入れ替わりを見越して配置を検討し、人材の不足・過剰への調整に役立ててください。
社員の思考も人材ポートフォリオに反映する
人材ポートフォリオの作成にあたっては、それぞれの社員の仕事に対する意思を尊重することを忘れないようにしましょう。昨今の働き方改革などによって、人々の仕事に対する意識や思い描くキャリアパスは多様化しています。
これまでに重要視されてきた終身雇用や福利厚生だけでなく、さまざまな価値観が生まれ、人によって何を重要視するかが異なってきています。そうした変化を無視して、人事担当者や経営陣の主観で人材を分類すれば、大きな齟齬が発生する可能性があります。
企業としては利益を最大化し、現在の人材リソースを効率的に活用するためだとしても、従業員の意思を尊重しない一方的な人事異動を行えば、双方に不信感や軋轢が生じる原因となります。適切な配置転換は歓迎されることもある一方で、社員の事情や考え方次第では生産性やモチベーションの低下を招き、結果として利益を減少させるリスクもあることを念頭に置きましょう。
それぞれの人材が思い描くキャリアパスを理解し、それにできる限り沿うことは人材ポートフォリオの作成と活用において重要なポイントになります。企業と社員、双方にとって適切な配置を行うことが、離職率の低下による採用コストの削減や、業務の効率化に結びつきます。これにより、事業目標や経営方針の達成に繋がっていくのです。
作成に負担がかかることを理解する
人材ポートフォリオの作成には、資金的な負担だけでなく、適性検査の実施や人材の分類、分析に多くの手間と時間を必要とします。人事担当者はそうした実状を考慮して、人材ポートフォリオを運用したい時期から逆算し、作成の方針について上層部や管理職などと話し合って策定しなければなりません。
また、必ずしも課題解決に向けて適切な方針で作成できるとは限らず、社員の分類が正当であるとは限りません。実際に運用する中で発見した問題点を改善しながら、変化する状況に合わせて人材ポートフォリオを作り直す必要があります。
作成にかかる負担の大きさや、適切な運用のために多くの時間がかかることをあらかじめ理解したうえで、人材ポートフォリオの導入に取り掛かりましょう。
適切な運用をする
人材ポートフォリオの作成において、主に携わるのは人事担当者や経営陣です。このような性質上、運用方法を誤れば、社員の経営陣・人事部への不信感や不満が高まる恐れもあります。
適切な運用には、社員の理解や制度設計が重要なため、事前のシミュレーションを入念に行い、社員への制度説明、フィードバックを反映する仕組みづくりなどが重要です。
人材ポートフォリオと一緒に活用すると効果的な「ラクテス」
人材ポートフォリオだけでなく、人材配置に役立てるツールとして「ラクテス」を導入することをお勧めします。「ラクテス」とは企業が独自の筆記試験を作成することができ、簡単にスキルチェックを図ることができるシステムです。クラウド上で専門知識なしに簡単にオンラインでのテスト作成が可能です。
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まとめ
人材ポートフォリオの作成においては、会社の方針策定や客観的な社員の分類が重要です。
社会情勢や働き方の変化は、今後さらに大きく、速くなると予想されます。適切な人材の獲得・育成をするために、自社の人材を把握し、より高度な活用を実現する人材ポートフォリオの重要性が高まっています。
ただし、運用を誤ると逆効果になる場合もあるため、活用方法や注意点を十分に理解して実施しましょう。