事務職は業界を問わず企業の円滑な運営に欠かせない存在です。ミスマッチの防止や優秀な人材の確保のために、事務職で新しい人材を採用する際はスキルチェックを行いましょう。
今回は事務職の採用の際にチェックしたいポイントや、おすすめのスキルチェックテストを紹介します。
目次
事務職（一般事務、営業事務、経理事務等）の職業・職種に求められるスキル
ここでは、事務職に求められるスキルを紹介します。必要なスキルを備えている人材を採用することで、ミスマッチを防げるほか教育コストを減らせるでしょう。
パソコンスキル
パソコンスキルは事務職において特に重要です。現在、ほとんどの業務がデジタル化していることから、パソコンの基本的な操作ができるか否かは必ず確認しておきたいポイントです。
さらに、ただパソコンを使えるだけでなく、実務経験がある人材を採用すると即戦力として活躍してもらえるでしょう。
タイムマネジメントスキル
事務職は限られた時間の中で効率的に仕事を進めるタイムマネジメントスキルも求められます。一般的に、事務職はルーティンワークが多いものの、時間を決めてテンポよく進めなければ他の差し込み業務があった場合に対応できない可能性があります。
事務職を採用する場合は、それぞれの業務に対する時間配分ができ、時間通りにきちんと作業をこなせるかどうかチェックしましょう。
マルチタスクスキル
事務職の中でも顧客との関わりや変則的な業務がある場合などはマルチタスクスキルも求められます。
例えば、営業事務では顧客対応と事務作業を並行することもあるでしょう。顧客の話を聞きながら同時並行で作業を進めるマルチタスクができる人材は、自社の戦力として活躍してくれます。
機密保持への知見
事務職が扱う情報には顧客情報や企業秘密が含まれる場合が多々あります。例えば、経理事務が関与する様々な数字は会社にとって重要な資金情報であることから、機密保持の徹底が求められます。
情報漏えいのリスクを防止するためにも、機密情報の扱い方に関するリテラシーのある人材かどうかチェックしましょう。
正確な業務遂行スキル
経理事務や営業事務が行う売上管理などは、数値の正確な扱いが重要です。数字の入力を少しでも誤ると取引先に迷惑をかけたり、企業の存続に影響を与えたりする可能性もゼロではありません。そのため、事務職には決められたことを正確に遂行するスキルが求められます。
おすすめのスキルチェックテスト3選
ここからは、事務職の採用の際に活用したいスキルチェックテストを3つ紹介します。事務職の採用活動にぜひお役立てください。
従業員のITリテラシー向上に！情報セキュリティ基礎テスト
応募者のITリテラシーを把握するのに役立つテストを紹介します。
1.機密情報保管室などへの共連れを防止するための物理的な対策として適切なものはいずれか？
・機密情報を保管してある金庫の施錠を厳重にしたり、機密データの入ったパソコンにパスワードをかけたりする。
・社員以外、入室禁止とする。
・サークル型のセキュリティゲートを設ける。
・専用の入室証を首にかけて入室するルールとする。
2.Aさんは、BさんをTo、Cさんをcc、DさんをBccとしてメールを送った。この場合の正しい記述はいずれか？
・Cさんは、Bさんにも同じメールを送られたことを知ることができない。
・BさんとCさんは、Dさんにも同じメールが送られていることを知ることができない。
・Bさんは、Dさんにも同じメールを送られたことを知ることができる。
・Cさんは、Dさんにも同じメールを送られたことを知ることができる。
3.電子メールに添付されたファイルを開いたところ、パソコンが不審な動作を起こし始めた。まず、すべきことはいずれか？
※パソコンに機密情報などはないものとする。
・社内の情報システム部に報告する。
・後々の調査のために、スマホなどで不審な動きの様子を録画しておく。
・対応方法をインターネットで調べる。
・LANケーブルを抜く/無線LAN機能をOFFにする。
従業員のITリテラシー向上に！情報セキュリティ基礎テスト
事務職で頻繁に起こり得るメールの送受信や資料管理における知識をスキルチェックで確認しておくと良いでしょう。
基本的な資料作成ができる人材を採用するためのテスト問題
事務職では様々な書類を作成します。こちらのテストでは資料作成に関する基本的なスキルをチェックできます。
1.ビジネスシーンにおける資料作成において、記載するフォントについて誤っているものを一つ選びなさい。
・フォントは読みやすさよりもカッコよさやかわいさを重視するべきである。
・フォントには「読む」ためのフォントと「見る」ためのフォントがある。
・スライド資料は、ゴシック体が望ましい。
・レポートや論文、新聞のように長い文章には明朝体が望ましい。
2.資料作成において望ましいとされる内容は以下のうちどれか。
・行間は可能な限り広げたほうが良い。
・行間は使用する文字のサイズに対して0.75倍前後で調整し、バランスをとる。
・行間は極力狭くした方が読みやすい。
・行間は初期設定のままとし、特に意識する必要はない。
3.資料の配色について正しいものを一つ選びなさい。
・色の配色は可能な限り多くの色を使用したほうがカラフルで見やすい。
・配色は原則３色にとどめる。
・背景色は赤色や黄色といった目立つ色がよい。
・色の配色についてはとくに何も気にする必要がない。
基本的な資料作成ができる人材を採用するためのテスト問題
資料作成業務では、単にパソコンスキルだけでなく、さまざまな関係者への配慮が求められるため、テストを活用して知識レベルを把握しておくと良いでしょう。
事務・営業アシスタントの基礎知識チェックテスト
事務職では、顧客対応を行うケースもしばしば見られます。電話対応やメール返信のマナーも確認しておきたいポイントです。
1.電話応対時のマナーとして誤っているものを選んでください。
・隣席の人への電話であったため保留をせずにつなぐ
・調査に時間がかかるため、一旦電話を切ってから折り返す
・相手が名乗らない場合は名前を伺う
・聞き取れなかったので「お電話が遠いようですのでもう一度お願いします」と依頼する
2.メールに添付ファイルを追加する際のマナーとして適切なものを選んでください。
・添付ありのマークが表示されるため本文では特に触れる必要はない
・相手の解凍の手間を省くため、容量が大きくても圧縮はしない
・事前に送信側が閲覧できていればどのようなファイル形式（拡張子）でもよい
・ファイルの内容が相手にわかるようファイル名をつける
3.メールを送る際、上司に内容の共有を頼まれました。上司に送ることを送信相手に知られたくない場合に使う機能として正しいものを選んでください。
・TO
・CC
・BCC
・IPアドレス
事務・営業アシスタントの基礎知識チェックテスト
電話やメールはやりとりを少しでも間違うと顧客からの信用問題に発展する可能性もあるため、選考時にチェックしておきましょう。
事務職（一般事務、営業事務、経理事務等）の職業・職種
最後に事務職の代表的な職種を3つ紹介します。
一般事務
一般事務はOA事務とも呼ばれ、広く事務作業を担う存在です。かつては、一般事務はファイリングや電話対応を担い、OA事務はパソコンを使用する業務を担うといった違いが見られました。しかし、現在はほとんどの業務でパソコンを使うことから、同じ意味合いで求人募集がかけられていることが多いです。
一般事務は、データ入力や伝票発行、企業によっては来客対応まで担うこともあります。一般事務の仕事内容は企業規模や業界・業種によって異なるため、採用時は自社の業務内容を丁寧に伝えた上で、ミスマッチを発生させないように努めましょう。
営業事務
営業事務は事務職の中でも営業担当者からの指示を受けて顧客に提出する見積書や契約書を作成したり、顧客対応を行ったりと営業活動をサポートすることが主な仕事です。事務職とはいえども顧客対応が含まれるため、コミュニケーション能力も求められます。
経理事務
経理事務は、日々の資金管理を担う職種です。企業の規模に関係なく、様々な形でお金が動きますが、経理事務はそのお金の流れを記録し、管理する役割を果たします。企業によっては、日々の資金管理だけでなく、資金調達や将来の財務計画といった財務業務に携わる場合もあります。
まとめ
事務職には、パソコンスキルやタイムマネジメントスキルなど、業務を確実に遂行するための多様なスキルが求められます。しかし、書類選考や面接だけでは応募者のスキルを正確に把握することは難しいケースもあります。
そのような場合には、ぜひラクテスをご活用ください。ラクテスでは、選考時に利用できるオンラインテストを簡単に作成できます。300件以上のサンプル問題の中から、自社に合った質問を選んでオリジナルのテストを作成可能です。採用後に起こり得るスキルのミスマッチを効率よく防ぐためにもおすすめです。