従業員がどんなスキルを持っているかは、企業にとって非常に重要なことです。変化が目まぐるしい社会で発展していくためにも、多くの企業で従業員のスキルを明確に管理することが急務となっています。
この記事では、従業員のスキルを管理するために有用なスキルズインベントリーについて、その活用方法と導入方法をご紹介します。
目次
スキルズインベントリーとは
スキルズインベントリーとは、従業員が持つスキルや資格などを、一覧表やシステムを用いてデータベースに管理しておくこと、それを人材管理に活用する手法のことです。
スキルズインベントリーの活用方法
スキルズインベントリーがあると、従業員が持っているスキルや資格を、誰もが分かりやすく確認することができます。それだけではなく、評価や教育など、さまざまな人事課題の改善に役立つツールです。
最適な人事評価
人事評価を行うにあたって評価基準を明確化することは、企業と従業員の関係を良好に維持するためにも必須といえます。スキルズインベントリーを活用して評価基準を明確にすれば、評価する管理職の従業員ごとによる評価基準のずれを防止でき、企業として一貫した評価をすることができます。
また、管理職の従業員も部下に指導やフォローがしやすく、評価される従業員も自分にどんなスキルが足りないのかを知ることができます。
配属部署のミスマッチを防止
部署の強化を目的として、人事異動を検討する企業も少なくないでしょう。
従業員のスキルがデータベースにまとまっていると、どの部署にどんなスキルが不足しているのかが明確になります。データを元に、適切なスキルを持った人材を適切な部署に配置できます。
また、専門性の高いスキルを持った従業員をその分野に特化した部署に配属でき、部署全体のスキル向上を図れます。
教育費のコストカット
従業員を教育する場面でも、スキルズインベントリーの活用は非常に有効です。
従業員が持つスキルがあらかじめ分かっていれば、すでに習得している知識について重複して研修することがありません。これまですべての従業員に行っていた研修を、スキルが不足している従業員に限定して行うこともできるでしょう。また、基礎を知らない従業員に応用を教えてしまうことも防げます。
個々に合った教育カリキュラムを組むことで人材育成が効率化され、無駄なコストを省けます。
スキルズインベントリーのテンプレート
厚生労働省は、さまざまな職種に応じたスキルズインベントリーのテンプレートを公開しています。
テンプレートにはこの職能レベルで求められる業務水準、自己評価と上司評価、評価を決めるにあたっての評価基準、現在の課題や今後の目標など、スキルの評価のみにとどまらず、それを土台にした教育計画にまで対応できるテンプレートです。
幅広い業界に対応しているので、参考にしてみてください。
出典元：人材育成への活用方法
スキルズインベントリーの導入ステップ
では実際に、どのようにしてスキルズインベントリーを導入していけばいいのでしょうか。
次項から、スキルズインベントリー作成のステップとその際に重要な点を紹介していきます。
目的の明確化
まずは、スキルズインベントリーを行う目的を明確にしましょう。実際に手を動かしてデータベースを作成する人だけではなく、それを実際に活用する人など、スキルズインベントリーに関わる人の全員が共通認識を持つことがポイントです。
この取り組みでどんな問題を改善したいのか（従業員のスキルの差を小さくしたいなど）、どんな時にこれを使用するのか（面談時・昇給テストの難易度設定の際など）、具体的な活用イメージを作り上げていくと、目的が明確になっていきます。
業務内容とスキルの決定
次に、業務内容とスキルを設定していきます。このとき、スキルはできるだけ細かく設定しましょう。例えば営業職ではビジネス知識が必須ですが、一口に「ビジネス知識」と言っても、「経済に関する一般常識」や「自社業界の動向」などさまざまな知識に細分化できます。
スキルを細分化することで、従業員に習得してほしいスキルに過不足がないかといったことが客観的に見られ、今の業務に無駄がないかという業務整理もできます。また、スキルを難易度ごとに並び変えることで、次のステップに進むためにはどう指導するべきか、そして次のステップではどんな評価基準を設けるべきか、段階的に整理しながら教育計画を立てられます。
評価基準の数値化
業務内容と必要なスキルが明確になったら、そのスキルを職能レベル別に分けていきます。
たとえば同じ営業職でも、メンバークラスに求めるスキルと、管理職クラスに求めるスキルは違ってきます。それらのスキルを明確に分け、なおかつスキルレベルを数値化することが大切です。
スキルレベルが数値化されると評価基準が分かりやすくなり、従業員も自分が今どの段階にいるのか、自分がどれだけスキルアップしているのかを具体的に知ることができます。
厚生労働省が公開している「職業能力評価シート」では、スキルレベルをレベル1から4までに設定していますが、これは企業の規模や部署構成に応じて、臨機応変に変えても構いません。
参考：人材育成への活用方法
データベース作成
最後に、設定したスキルレベルと評価基準を元に、従業員のスキルをデータベースとしてまとめましょう。
さまざまな検索ができるように、従業員に関する情報はできるだけ多く入れておくことをおすすめします。
そしてスキルズインベントリーを定着させるためにも、必ず運用マニュアルを作成しましょう。
いつデータを入力するのかといった運用フローだけでなく、そもそもスキルズインベントリーを行う目的まで、網羅的に情報を記載することが大切です。
スキルズインベントリーを行う際の注意点
スキルズインベントリーを行う際に注意すべき点は、大きく3つあります。
- 従業員を評価する際の質問項目は、解釈の違いが出ないものにする
- 実施の目的を全従業員と共有し、積極的に協力してもらう
- データベースの閲覧・編集の権限設定を行う
それぞれ詳しく見ていきましょう。
自己評価や上司評価を取り入れる際、質問の内容が曖昧だと、個人によって解釈の差が生まれてしまい、正確な評価ができません。
たとえばビジネス知識に対する質問なら、「自社の業界知識を得るために、毎日欠かさずニュース媒体等に目を通している。」など、答えに迷わない文章にするように心がけましょう。
また何よりも大切なのは、全従業員に運用目的を理解してもらい、積極的に協力してもらうことです。この取り組みが企業にも従業員にも大切であることを、丁寧に伝えましょう。
最後に欠かしてはならないのが、データベースの管理体制です。
データベースには従業員のスキルだけではなく、住所などといった個人情報も含まれます。評価や給与なども非常にデリケートな情報です。
万が一にも情報が流出してしまわないように、データベースの運用ルールは厳格に定め、データを参照する従業員に応じた権限を設定しましょう。
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まとめ
スキルズインベントリーは、重要な経営資材である人材を管理するためにとても有用な手段です。評価や教育の場面で活躍することはもちろん、現在の業務の棚卸しを通じたコストカットにも有用です。
スキルチェックテストで従業員のスキルを数値化し、評価基準として活用すれば、より透明で公平な評価を行えます。
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